Digitale onderhoudslijsten, schadegevallen met foto en handtekening, lokaal opgestelde afwijzingsbrieven, voorraad wasmiddelen en verbruik per voertuig — in één omgeving, op servers in Duitsland.
Feiten
Dagelijkse back-ups · Tweefactorauthenticatie · Versleuteling van database en overdracht
Uitgangssituatie
Een ordner is goedkoop. Duur wordt hij op de dag waarop iemand er iets uit nodig heeft: de klant, de expert, de verzekeraar, de arbeidsinspectie. Dan telt niet dat er onderhoud is gepleegd, maar dat het gedateerd, op naam en vindbaar is vastgelegd.
In de praktijk ontstaan daaruit vier kostenposten die in geen enkele calculatie staan.
De dagelijkse controle is uitgevoerd, maar de lijst ligt in de ordner in de technische ruimte, half ingevuld en zonder tijd. Bij een vraag moet u reconstrueren in plaats van overleggen. Gevolg: u discussieert over uw zorgvuldigheid in plaats van die aan te tonen.
Een klant meldt de dag erna een kras. Het geval wordt op een briefje genoteerd, de foto staat op de telefoon van een medewerker, de handtekening ontbreekt, en vier weken later weet niemand meer wie het geval heeft behandeld. Gevolg: u betaalt uit coulance, omdat alles bij elkaar zoeken bewerkelijker zou zijn dan de schade.
Het verbruik staat nergens, de bestelling ging op gevoel. Nu ontbreekt een middel tijdens het bedrijf. Gevolg: spoedbestelling, of een wasprogramma dat met ontbrekende middelen doorloopt.
Stroom en water lopen mee, gemeten wordt er eenmaal per jaar door de leverancier. Een sluipend meerverbruik valt pas op als het twaalf maanden oud is. Gevolg: u ontdekt het lek of de storing wanneer die al betaald is.
Geen van deze punten is dramatisch. Samen zijn zij de reden waarom er in veel bedrijven avonden opgaan aan papierwerk — en waarom niemand precies kan zeggen wat een wasbeurt aan wasmiddelen, stroom en water kost.
Verloop
Het platform bestaat uit drie delen: de apparaten op locatie waarop wordt vastgelegd; de database in Duitsland waarin alles samenkomt; en de analyse die u in de browser opent. Wat op de tablet wordt afgevinkt, staat zonder tussenstap in het dashboard.
Op de tablet in kioskmodus, op de zakelijke telefoon of op de computer op kantoor. Onderhoudspunten worden afgevinkt, schadegevallen worden vastgelegd met bestuurder- en voertuiggegevens, foto's, kentekenbewijs, schadeposten en handtekening, verbruik van wasmiddelen wordt geboekt. Voor klanten is er een QR-toegang waarmee zij hun eigen gegevens invullen zonder toegang tot uw gegevens te krijgen. De kioskmodus is met een pincode beveiligd.
Alle invoer komt terecht in één database bij Hetzner. Persoonsgegevens — naam, adres, kenteken van de klant — liggen daarbij op een aparte koppeling, niet in dezelfde gegevensverzameling als uw bedrijfsgegevens. Versleuteld in de database, versleuteld onderweg daarheen, dagelijks veiliggesteld.
Uit de vastgelegde gegevens ontstaan de documenten die u anders typt: het onderhoudsrapport als PDF, het schadedossier als PDF, de afwijzingsbrief als Word-bestand, de bestellijst als CSV. De afwijzingsbrief schrijft een taalmodel dat op onze server in Duitsland draait en geen toegang tot het internet heeft. Het dossier verlaat ons systeem niet. U leest het concept, past het aan, geeft het vrij.
Inzicht
De volgende opnamen komen uit het platform zelf. De inhoud is een testgegevensset.
Bovenaan de voorraadwaarde en het aantal kritieke posten, daaronder de vandaag te doen onderhoudslijsten met hun stand van zaken, onderaan de voorraden met vastgelegde minimumvoorraad en de laatste boekingen.
Status en tijdstempel, wie het geval heeft vastgelegd, bestuurder- en voertuiggegevens, de schadeposten afzonderlijk, plus schadefoto en kentekenbewijs. De PDF ontstaat uit dezelfde weergave.
Hetzelfde schadedossier, verder naar beneden: uit de vastgelegde gegevens stelt een taalmodel op onze server in Duitsland het concept van de afwijzingsbrief op. U leest het, past het aan, geeft het vrij — als Word-bestand.
Voordelen
Elk afgevinkt keuringspunt krijgt tijd, naam en rapport. Komt er een vraag — van de verzekeraar, van de expert, uit een controle —, dan downloadt u een PDF in plaats van een ordner te doorzoeken.
Foto, kentekenbewijs, schadeposten en handtekening ontstaan in hetzelfde dossier, op de tablet of via de QR-toegang van de klant. U gaat de afhandeling in met bewijsstukken en niet met een herinnering.
Het concept ontstaat uit het dossier, niet uit een sjabloon waarin iemand velden invult. U controleert, kort in, geeft vrij. Wat u bespaart, is niet het lezen — het is het formuleren.
U voert maandelijks meterstanden en prijzen in, het platform rekent stroom, water en vrij te definiëren kengetallen terug naar de wasbeurten en markeert uitschieters. Een sluipend meerverbruik valt binnen de maand op, niet in de jaarafrekening.
Afbakening
Is dit uw systeem? Het platform is de juiste keuze als onderhoudsbewijzen, schadegevallen, voorraden wasmiddelen en verbruikscijfers vandaag op papier, in Excel en in één hoofd zitten. Het is de laag waarop dossiers worden beheerd — het maakt zelf geen bewijsstukken. Ontbreekt bij u eerst het beeld van de staat bij de inrit, dan komt de voertuigregistratie daarvoor. Botsen voertuigen in de wasstraat, dan komt de voertuigvolging daarvoor. Beide komen daarna hier terecht.
Berekening
Wij kennen uw bedrijf niet, dus vullen wij ook geen branchecijfers in. Drie schuifknoppen beschrijven uw bedrijf, drie beschrijven hoeveel werk de digitale vastlegging u werkelijk uit handen neemt. Die drie geven wij bewust niet voor — wij hebben daarvoor geen betrouwbare meting, en een verzonnen cijfer zou deze pagina waardeloos maken.
Belangrijke beperking. De rekenmodule toont vrijgekomen werktijd, geen extra omzet. Bespaarde uren worden pas geld wanneer zij voor iets anders worden ingezet of niet worden betaald. Reken met het uurtarief dat het werk vandaag werkelijk kost.
De volgende drie waarden stelt u zelf in. Wij geven hier geen branchecijfer voor.
vrijgekomen werktijd per jaar
Wat de rekenmodule niet weergeeft: het schadegeval dat u met foto en handtekening afwijst in plaats van uit coulance te betalen. De voorraad wasmiddelen die op zaterdag niet leeg is. Het meerverbruik dat binnen de maand opvalt in plaats van in de jaarafrekening. Deze posten zijn reëel, maar wij kunnen ze voor uw bedrijf niet serieus becijferen — daarom staan zij niet in de berekening.
De rekenmodule waardeert uw werktijd, niet de vermeden coulancebetaling — die staat op de pagina over de voertuigregistratie. Beide uitkomsten optellen zou dubbeltellen zijn.
Prijsmodel
Bij de voertuigvolging kunnen wij een vanafprijs noemen, omdat de hardware vaststaat. Bij het platform kan dat niet serieus: of u één locatie met twee modules gebruikt of vier locaties met alle vijf, maakt het verschil. Wat wij in plaats daarvan openbaar maken, is de opbouw van de offerte — zodat u in het gesprek weet waarnaar u moet vragen.
Uw eigen gegevensbestand, gebruikersaccounts met rollen en rechten, tweefactorauthenticatie, exploitatie op de servers in Duitsland, dagelijkse back-ups en doorlopende software-updates. Zonder dit pakket draait er niets.
Onderhoudslijsten, schademelding, AI-afwijzingsbrieven, service, beheer van wasmiddelen en voorraad, verbruiksanalyse per voertuig. U neemt af wat u nodig heeft en voegt later toe. Een module erbij nemen is een vrijschakeling, geen nieuw project.
Wij nemen uw keuringspunten, wastypen, wasmiddelen en minimumvoorraden op en leggen ze aan. Dat is het deel dat het platform tot uw platform maakt — en het deel waarvan het werk het sterkst varieert.
Tablet in met pincode beveiligde kioskmodus voor de hal, desgewenst met simkaart.
Instructie van uw medewerkers op de locatie, op de apparaten waarmee zij daarna werken.
Past dit?
Het platform hangt niet aan uw installatiebesturing. Het grijpt niet in op de wasstraat, het stopt niets en het heeft geen vrijgave van uw installatiefabrikant nodig. Het is de laag daarboven: daar waar wordt vastgelegd, besteld en geanalyseerd.
| Stap | Wanneer |
|---|---|
| Kennismakingsgesprek — welke modules, hoeveel locaties, welke apparaten | kosteloos |
| Opname van uw keuringspunten, wastypen en wasmiddelen | één afspraak met uw aanspreekpunt |
| Inrichting en configuratie door ons | afhankelijk van de omvang |
| Training op de locatie, op de apparaten waarmee daarna wordt gewerkt | vóór de productiestart |
| Productiebedrijf. Vanaf hier begint het maandbedrag | na de oplevering |
Zeggenschap over gegevens
Hosting in Neurenberg en Falkenstein. Persoonsgegevens liggen gescheiden op een aparte koppeling, niet in dezelfde gegevensverzameling als uw bedrijfsgegevens. Geen Amerikaanse cloud, geen doorgifte naar derde landen.
Wij draaien opensource-taalmodellen op onze server in Duitsland. Zij hebben geen toegang tot het internet en stellen de teksten lokaal op — geen enkele opdracht verlaat ons systeem.
Databaseversleuteling volgens AES-CBC, TLS voor elke verbinding, tweefactorauthenticatie en rolverdeling per account. Dagelijkse back-ups.
Verwerkersovereenkomst, DPIA en de documentatie van de technische en organisatorische maatregelen stellen wij ter beschikking voordat u tekent — niet op verzoek.
Deze website ook. U ziet hier geen cookiebanner, omdat er niets valt goed te keuren: wij zetten geen trackers in.
Kritische vragen
Het zijn uw gegevens, en u krijgt ze. Onderhoudsrapporten en schadedossiers zijn tijdens de looptijd op elk moment als PDF te downloaden, voorraad- en verbruiksgegevens als CSV — u hoeft daarvoor niet tot de opzegging te wachten en bent niet afhankelijk van onze medewerking aan het eind. Welke omvang een volledige overdracht bij het einde van het contract heeft en in welke vorm, leggen wij in het contract vast; kaart het aan in het kennismakingsgesprek, dan staat het in de offerte. Wij vinden dat de eerlijke weg: een aanbieder die u vasthoudt via uw eigen gegevens, heeft geen goed product.
De toepassing buffert verbindingsuitval — wat is vastgelegd, gaat niet verloren en wordt overgedragen zodra de verbinding er weer is. Toch geldt: het platform is een cloudtoepassing. Bij een langere storing komt u niet bij analyses en historie, en dat zeggen wij liever vooraf. Voor de hal is de tablet 5G-geschikt en kan hij van een simkaart worden voorzien, zodat hij niet aan de wifi hangt.
De brief is een concept, geen besluit. Zij ontstaat uit de gegevens in het dossier en gaat pas de deur uit wanneer u haar heeft gelezen, aangepast en vrijgegeven — de verantwoordelijkheid voor de inhoud blijft bij u, net als bij elke brief die uw bedrijf verstuurt. Wij beweren niet dat een taalmodel juridisch advies vervangt, en bij een omstreden situatie hoort het dossier bij uw advocaat of uw verzekeraar. Wat het platform u uit handen neemt, is het formuleren van het standaardgeval, niet de juridische beoordeling van het uitzonderingsgeval.
Dat is de meest voorkomende reden waarom digitaliseringsprojecten stranden, en zij hangt minder van de software af dan van de vraag of de nieuwe weg korter is dan de oude. Daarom staat de tablet in kioskmodus daar waar wordt gewerkt en toont hij alleen de lijst die moet worden afgevinkt — geen aanmelding, geen menu's, geen zoeken. Wat wij u niet uit handen kunnen nemen: het besluit dat de papieren lijst vanaf een bepaalde datum niet meer geldt. Zonder die mededeling lopen beide wegen naast elkaar, en dat is slechter dan daarvoor.
Stamgegevens wel: lijsten met wasmiddelen, keuringsplannen, minimumvoorraden en gebruikers nemen wij over uit wat u heeft — tabel, tekstdocument of afdruk. Historische schadegevallen uit een ander systeem vormen een aparte kostenpost, en wij zeggen u vooraf open of dat loont. In veel gevallen is het eerlijke antwoord: oude dossiers in het oude systeem archiveren en met het platform netjes opnieuw beginnen.
Van u. U voert maandelijks de meterstanden voor stroom en water in en legt de prijs per eenheid vast; de wasaantallen komen uit uw eigen opgave. Daaruit berekent het platform het verbruik per voertuig en markeert het uitschieters. Er is geen automatische meteruitlezing — dat is het eerlijke deel van het antwoord. Het werk kost enkele minuten per maand, maar het ligt bij u, en voert niemand de cijfers in, dan is er ook geen analyse.
De hoofddatabase en de aparte koppeling voor persoonsgegevens draaien op Hetzner-servers in Duitsland, in Neurenberg en Falkenstein. Geen Amerikaanse cloud, geen doorgifte naar derde landen. De taalmodellen voor de afwijzingsbrieven draaien eveneens op onze server en hebben geen internettoegang. Verwerkersovereenkomst, DPIA en de documentatie van de technische en organisatorische maatregelen krijgt u vóór het sluiten van het contract.
Overige systemen
In een schadedossier ontbreekt het vaakst hetzelfde: de vastgelegde staat van het voertuig voordat het de installatie in reed. De 360°-opname bij de inrit levert precies dat bewijs.
vanaf 5.000 € excl. btw bekijken →Wilt u een kengetal analyseren dat in geen enkele module voorkomt, of moet u een bestaand systeem koppelen: het platform is meestal de basis waarop zoiets ontstaat — gebruikersbeheer, rollen en export zijn daar al gebouwd.
Prijskader na kennismakingsgesprek →Het platform legt het schadegeval vast. De voertuigvolging zet een stap eerder in en grijpt in de wasstraat in voordat er schade uit ontstaat — vanaf 9.000 € excl. btw plus maandelijkse licentie.
Volgende stap
Voor een solide inschatting hebben wij geen gesprek ter plaatse nodig. Leg deze twee punten klaar, dan wordt de rest telefonisch duidelijk.
U spreekt rechtstreeks met de ontwikkelaar en eigenaar, niet met een callcenter. Volstaat één module voor uw bedrijf, dan zeggen wij u dat — in plaats van u er vijf te verkopen.
Bereikbaar maandag t/m vrijdag 9.00–16.00 uur · info@flowcontrol.de