Elk voertuig vastgelegd voordat het naar binnen rijdt

Ja, onder duidelijke voorwaarden. De verwerking steunt in de regel op het gerechtvaardigd belang volgens artikel 6, lid 1, onder f AVG — bewijsvoering bij schademeldingen is een erkend doel. U heeft daarvoor een vastgelegde belangenafweging nodig, zichtbare bebording vóór het bewaakte gebied, een vermelding in het verwerkingsregister, een bewaarbeleid met concrete termijnen en een verwerkersovereenkomst met ons. De stukken daarvoor leveren wij mee. Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de verordening blijft u — wij kunnen u de verplichting niet uit handen nemen, maar het werk vrijwel volledig. Wat wij niet doen: juridisch advies in een individueel geval. Bij een gevoelige situatie schakelt u uw functionaris gegevensbescherming of een advocaat in.

De termijn stelt u vast, niet wij, en hij hoort in uw bewaarbeleid. Gebruikelijk en tegenover toezichthouders te verantwoorden zijn termijnen van enkele dagen tot ongeveer twee weken, afhankelijk van uw belangenafweging. Standaard langdurige opslag „voor alle zekerheid“ is niet toegestaan, en wij richten die ook niet in.

Daaruit volgt een beperking die wij liever hier noemen dan later: melden uw klanten schade doorgaans pas na meerdere weken, dan legt het systeem die gevallen niet meer vast. Ga daarom vóór de investering na hoe oud uw meldingen gemiddeld zijn — dat bepaalt het nut meer dan welke technische opgave ook.

Bij duisternis hangt het resultaat af van de verlichting. Daarom bekijken wij de lichtomstandigheden bij uw inrit vóór de offerte en rekenen wij extra verlichting mee als die nodig is — liever in de offerte dan in de klacht. Regen kost beeldscherpte, maar verhindert de registratie niet; waterdruppels op de lens zijn een groter probleem dan regen in de lucht, en daarom worden de camera's met weerbescherming gemonteerd en met de kijkrichting van de overheersende windzijde af.

Eerlijk gezegd: bij zware sneeuwval, dichte mist en een besneeuwd kenteken kan de automatische herkenning mislukken. Het beeld wordt toch vastgelegd en is via het tijdstip terug te vinden — het bewijs van de voertuigstaat blijft dus behouden, alleen de gemakkelijke weg via de kentekenzoekfunctie vervalt voor dat dossier.

Juist daarom noemen wij u geen herkenningspercentage zonder uw inrit te hebben gezien: elk zo'n cijfer hangt af van lichtomstandigheden, aanrijhoek en voertuigmix en zou zonder die gegevens een bewering zijn. Wat wij wel kunnen zeggen: Duitse en de gangbare Europese kentekenformaten worden betrouwbaar gelezen. Sterk vervuilde, verbogen, deels afgedekte of ongebruikelijk vormgegeven kentekens kunnen misgaan. Belangrijk is wat er dan gebeurt: het dossier blijft volledig opgeslagen, u vindt het via datum en tijdstip en u ziet het voertuig. De beelddocumentatie — het eigenlijke doel van het systeem — is niet afhankelijk van het herkenningspercentage.

De toegang is met een wachtwoord beveiligd en alleen mogelijk met toegang tot de server ter plaatse. U bepaalt wie het wachtwoord krijgt; wij raden aan die kring klein te houden en in het bewaarbeleid bij naam vast te leggen. Voor ons geldt: wij benaderen het systeem in het kader van onderhoud en storingsoplossing — dat is de reden waarom er een verwerkersovereenkomst is, die precies dat regelt en begrenst. Aanleiding om uw opnamen te bekijken ontstaat daarbij alleen wanneer u ons erbij haalt vanwege een beeldprobleem. Wilt u de toegang op afstand beperken, zeg het dan in het kennismakingsgesprek — dan richten wij het zo in, en neemt u daarvoor langere reactietijden bij storingen op de koop toe.

Niet zomaar, en wie u dat zonder navraag toezegt, kent uw kassasysteem niet. Of een koppeling mogelijk is, hangt ervan af of uw systeem een gedocumenteerde koppeling heeft of dat de gegevens anders netjes zijn af te tappen. Noem ons in het kennismakingsgesprek fabrikant en versie, dan zeggen wij u wat er kan — ook als het antwoord is dat het niet kan. Belangrijk voor uw planning: de voertuigregistratie werkt volledig zonder die koppeling. Zij is een uitbreiding, geen voorwaarde, en wordt als aparte post begroot.