Digitale Wartungslisten, Schadensfälle mit Foto und Unterschrift, lokal gerechnete Ablehnungsschreiben, Chemiebestand und Verbrauch je Fahrzeug — in einer Oberfläche, auf Servern in Deutschland.
Fakten
Tägliche Sicherungen · Zwei-Faktor-Anmeldung · Datenbank- und Übertragungsverschlüsselung
Ausgangslage
Ein Aktenordner ist billig. Teuer wird er an dem Tag, an dem jemand etwas daraus braucht: der Kunde, der Sachverständige, der Versicherer, die Berufsgenossenschaft. Dann zählt nicht, dass gewartet wurde, sondern dass es datiert, benannt und auffindbar dokumentiert ist.
In der Praxis entstehen daraus vier Kostenstellen, die in keiner Kalkulation stehen.
Die tägliche Kontrolle wurde gemacht, die Liste liegt aber im Ordner im Technikraum, halb ausgefüllt und ohne Uhrzeit. Bei einer Nachfrage müssen Sie rekonstruieren statt vorzulegen. Folge: Sie diskutieren über Ihre Sorgfalt, statt sie zu belegen.
Ein Kunde meldet einen Kratzer am Tag darauf. Die Aufnahme des Falls passiert auf einem Notizzettel, das Foto liegt auf dem Handy eines Mitarbeiters, die Unterschrift fehlt, und vier Wochen später weiß niemand mehr, wer den Fall bearbeitet hat. Folge: Sie zahlen aus Kulanz, weil das Zusammensuchen aufwendiger wäre als der Schaden.
Der Verbrauch steht nirgends, die Bestellung lief nach Gefühl. Jetzt fehlt ein Mittel im laufenden Betrieb. Folge: Eilbestellung, oder ein Waschprogramm, das mit fehlender Chemie durchläuft.
Strom und Wasser laufen mit, gemessen wird einmal im Jahr durch den Versorger. Ein schleichender Mehrverbrauch fällt erst auf, wenn er zwölf Monate alt ist. Folge: Sie entdecken das Leck oder den Fehlbetrieb, wenn er bereits bezahlt ist.
Keiner dieser Punkte ist dramatisch. Zusammen sind sie der Grund, warum in vielen Betrieben Abende für Papierarbeit draufgehen — und warum niemand genau sagen kann, was eine Wäsche an Chemie/Strom/Wasser kostet.
Ablauf
Vier Module erfassen, eine Datenbasis in Deutschland — daraus entstehen Auswertungen je Fahrzeug und die Dokumente, die Sie sonst tippen. Was am Tablet abgehakt oder gebucht wird, steht ohne Zwischenschritt im Dashboard.
Markierte Verbindungen sind die beiden, die im Alltag am meisten sparen: Zählerstände aus der Wartungsliste und Verbrauchsbuchungen aus dem Bestand werden ohne Übertrag zur Kennzahl je Fahrzeug.
Wartungspunkte abhaken, Schadensfälle mit Fotos, Fahrzeugschein und Unterschrift aufnehmen, Chemieverbrauch verbuchen — an den Geräten, die ohnehin da sind. Welche das sind, zeigt der nächste Abschnitt.
Alle Eingaben landen in einer Datenbank bei Hetzner. Personenbezogene Daten — Name, Anschrift, Kennzeichen — liegen auf einer getrennten Schnittstelle, nicht im selben Datenbestand wie Ihre Betriebsdaten. Verschlüsselt in der Datenbank, verschlüsselt auf dem Weg dorthin, täglich gesichert.
Aus den erfassten Daten entstehen Kennzahlen je Fahrzeug und die Dokumente, die Sie sonst tippen: Wartungsprotokoll und Schadensakte als PDF, Ablehnungsschreiben als Word-Datei, Bestellliste als CSV. Das Ablehnungsschreiben schreibt ein Sprachmodell auf unserem Server in Deutschland, ohne Zugang zum Internet — Sie lesen den Entwurf, ändern ihn, geben ihn frei.
Erfassung
Die Plattform hängt nicht an Ihrer Anlagensteuerung und braucht keine neue Infrastruktur. Fünf Wege führen in dieselbe Datenbasis — jeder dort, wo die Arbeit passiert.
Im Büro oder Maschinenraum, PIN-geschützt. Zeigt nur die Liste, die abgehakt werden soll — keine Anmeldung, kein Suchen.
Wartungslisten · Schadensmeldung
Mobile App mit eigenem Konto und eigenen Benachrichtigungen — Servicefälle und Freigaben unterwegs.
Service · Benachrichtigungen
Dashboard, Auswertungen, Bestellungen, Rollen und Rechte — die Auswertung öffnen Sie dort, wo Sie sitzen.
Alle Module
Der Kunde trägt seine Schadensmeldung selbst ein — ohne Zugriff auf Ihre Daten. Die Eingangsbestätigung geht automatisch per Mail raus.
Schadensmeldung
Verbrauch und Wareneingang buchen, ohne zu tippen — der Bestand aktualisiert sich mit dem Scan.
Chemie & Bestand
Alle fünf Module Punkt für Punkt — mit Rollen und Rechten für mehrere Standorte.
Einblicke
Die folgenden Aufnahmen stammen aus der Plattform selbst. Die Inhalte sind ein Testdatensatz.
Oben der Lagerwert und die Zahl kritischer Positionen, darunter die heute fälligen Wartungslisten mit Bearbeitungsstand, unten die Bestände mit hinterlegter Mindestmenge und die letzten Buchungen.
Status und Zeitstempel, wer den Fall aufgenommen hat, Fahrer- und Fahrzeugdaten, die Schadenpositionen einzeln, dazu Schadensfoto und Fahrzeugschein. Das PDF entsteht aus derselben Ansicht.
Dieselbe Schadensakte, weiter unten: Aus den erfassten Angaben erzeugt ein Sprachmodell auf unserem Server in Deutschland den Entwurf des Ablehnungsschreibens. Sie lesen ihn, ändern ihn, geben ihn frei — als Word-Datei.
Nutzen
Jeder abgehakte Prüfpunkt bekommt Uhrzeit, Namen und Protokoll. Kommt eine Nachfrage — vom Versicherer, vom Sachverständigen, aus einer Prüfung —, laden Sie ein PDF herunter, statt einen Ordner zu durchsuchen.
Foto, Fahrzeugschein, Schadenpositionen und Unterschrift entstehen im selben Vorgang, am Tablet oder über den QR-Zugang des Kunden. Sie treten in die Klärung mit Belegen ein und nicht mit einer Erinnerung.
Der Entwurf entsteht aus der Akte, nicht aus einer Vorlage, in die jemand Felder einsetzt. Sie prüfen, kürzen, geben frei. Was Sie sparen, ist nicht das Lesen — es ist das Formulieren.
Sie tragen monatlich Zählerstände und Preise ein, die Plattform rechnet Strom, Wasser und frei definierte Kennwerte auf die Waschvorgänge herunter und markiert Ausreißer. Ein schleichender Mehrverbrauch fällt im Monat auf, nicht in der Jahresrechnung.
Abgrenzung
Ist das Ihr System? Die Plattform ist richtig für Sie, wenn Wartungsnachweise, Schadensfälle, Chemiebestände und Verbrauchszahlen heute auf Papier, in Excel und in einem Kopf liegen. Sie ist die Ebene, auf der Vorgänge verwaltet werden — sie erzeugt selbst keine Belege. Wenn Ihnen zuerst das Bild vom Einfahrtszustand fehlt, kommt die Fahrzeugerfassung davor. Wenn im Tunnel Fahrzeuge auffahren, kommt das Fahrzeug-Tracking davor. Beides landet danach hier. Und was jedes der fünf Module im Einzelnen enthält, zeigt die komplette Funktionsübersicht.
Rechnung
Wir kennen Ihren Betrieb nicht, also setzen wir auch keine Branchenwerte ein. Drei Regler beschreiben Ihren Betrieb, drei beschreiben, wie viel Aufwand die digitale Erfassung Ihnen tatsächlich abnimmt. Diese drei geben wir bewusst nicht vor — wir haben dafür keine belastbare Messung, und eine erfundene Zahl würde diese Seite entwerten.
Wichtige Einschränkung. Der Rechner zeigt freigewordene Arbeitszeit, keinen zusätzlichen Umsatz. Gesparte Stunden werden erst zu Geld, wenn sie für anderes eingesetzt oder nicht bezahlt werden. Rechnen Sie mit dem Stundensatz, den die Arbeit heute tatsächlich kostet.
Die folgenden drei Werte setzen Sie selbst. Wir geben hier keinen Branchenwert vor.
freigewordene Arbeitszeit pro Jahr
Was der Rechner nicht abbildet: den Schadensfall, den Sie mit Foto und Unterschrift abwehren statt aus Kulanz zu zahlen. Den Chemiebestand, der nicht am Samstag leer ist. Den Mehrverbrauch, der im Monat auffällt statt in der Jahresrechnung. Diese Posten sind real, aber wir können sie für Ihren Betrieb nicht seriös beziffern — deshalb stehen sie nicht in der Rechnung.
Der Rechner bewertet Ihre Arbeitszeit, nicht die vermiedene Kulanzzahlung — die steht auf der Seite zur Fahrzeugerfassung. Beide Ergebnisse zu addieren wäre doppelt gezählt.
Preismodell
Einen pauschalen Rahmen zu nennen wäre bei der Plattform nicht seriös: Ob Sie einen Standort mit zwei Modulen betreiben oder vier Standorte mit allen fünf, macht den Unterschied aus. Was wir stattdessen offenlegen, ist der Aufbau des Angebots — damit Sie im Gespräch wissen, wonach Sie fragen.
Ihr eigener Datenbestand, Nutzerkonten mit Rollen und Rechten, Zwei-Faktor-Anmeldung, Betrieb auf den Servern in Deutschland, tägliche Sicherungen und laufende Software-Aktualisierungen. Ohne dieses Paket läuft nichts.
Wartungslisten, Schadensmeldung samt KI-Ablehnungsschreiben, Service, Chemie- und Bestandsverwaltung, Verbrauchsanalyse je Fahrzeug — fünf Module. Sie buchen, was Sie brauchen, und nehmen später dazu. Ein Modul dazuzunehmen ist eine Freischaltung, kein neues Projekt. Was jedes Modul enthält, zeigt die Funktionsübersicht.
Wir nehmen Ihre Prüfpunkte, Waschtypen, Chemikalien und Mindestmengen auf und legen sie an. Das ist der Teil, der die Plattform zu Ihrer Plattform macht — und der Teil, der beim Aufwand am stärksten schwankt.
Tablet im PIN-geschützten Kiosk-Modus für die Halle, auf Wunsch mit Mobilfunkkarte.
Einweisung Ihrer Mitarbeiter am Standort, an den Geräten, mit denen sie danach arbeiten.
Passt das?
Die Plattform hängt nicht an Ihrer Anlagensteuerung. Sie greift nicht in die Waschstraße ein, sie stoppt nichts und sie braucht keine Freigabe Ihres Anlagenherstellers. Sie ist die Ebene darüber: dort, wo dokumentiert, bestellt und ausgewertet wird.
| Schritt | Wann |
|---|---|
| Erstgespräch — welche Module, wie viele Standorte, welche Geräte | kostenlos |
| Aufnahme Ihrer Prüfpunkte, Waschtypen und Chemikalien | ein Termin mit Ihrem Ansprechpartner |
| Einrichtung und Konfiguration durch uns | je nach Umfang |
| Schulung am Standort, an den Geräten, mit denen danach gearbeitet wird | vor dem Produktivstart |
| Produktivbetrieb. Ab hier beginnt der Monatsbetrag | nach der Abnahme |
Datenhoheit
Hosting in Nürnberg und Falkenstein. Personenbezogene Daten liegen getrennt auf einer separaten Schnittstelle, nicht im selben Datenbestand wie Ihre Betriebsdaten. Keine US-Cloud, kein Drittlandtransfer.
Wir betreiben Open-Source-Sprachmodelle auf unserem Server in Deutschland. Sie haben keinen Zugriff auf das Internet und erzeugen die Texte lokal — keine Anfrage verlässt unser System.
Datenbankverschlüsselung nach AES-CBC, TLS für jede Verbindung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Rollenverteilung je Konto. Tägliche Sicherungen.
Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenschutz-Folgenabschätzung und TOM-Dokumentation stellen wir Ihnen bereit, bevor Sie unterschreiben — nicht auf Nachfrage.
Auch diese Website. Sie sehen hier keinen Cookiebanner, weil es nichts zuzustimmen gibt: Wir setzen keine Tracker ein.
Kritische Fragen
Es sind Ihre Daten, und Sie bekommen sie. Wartungsprotokolle und Schadensakten lassen sich jederzeit während der Laufzeit als PDF herunterladen, Bestands- und Verbrauchsdaten als CSV — Sie müssen dafür nicht bis zur Kündigung warten und sind nicht darauf angewiesen, dass wir am Ende kooperieren. Welchen Umfang eine vollständige Übergabe am Vertragsende hat und in welcher Form, halten wir im Vertrag fest; sprechen Sie es im Erstgespräch an, dann steht es im Angebot. Wir halten das für den fairen Weg: Ein Anbieter, der Sie über Ihre eigenen Daten festhält, hat kein gutes Produkt.
Die Anwendung puffert Verbindungsausfälle — was erfasst wurde, geht nicht verloren und wird übertragen, sobald die Verbindung wieder steht. Trotzdem gilt: Die Plattform ist eine Cloud-Anwendung. Bei einem längeren Ausfall kommen Sie an Auswertungen und Historie nicht heran, und das sagen wir lieber vorher. Für die Halle ist das Tablet 5G-fähig und lässt sich mit einer Mobilfunkkarte ausstatten, damit es nicht am WLAN hängt.
Das Schreiben ist ein Entwurf, kein Bescheid. Es entsteht aus den Angaben in der Akte und geht erst raus, wenn Sie es gelesen, geändert und freigegeben haben — die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei Ihnen, so wie bei jedem Schreiben, das Ihr Betrieb versendet. Wir behaupten nicht, dass ein Sprachmodell Rechtsberatung ersetzt, und bei einer strittigen Konstellation gehört der Fall zu Ihrem Anwalt oder Ihrer Versicherung. Was Ihnen die Plattform abnimmt, ist das Formulieren des Standardfalls, nicht die juristische Bewertung des Ausnahmefalls.
Das ist die häufigste Ursache dafür, dass Digitalisierungsprojekte im Sand verlaufen, und sie hängt weniger an der Software als daran, ob der neue Weg kürzer ist als der alte. Deshalb sitzt das Tablet im Kiosk-Modus dort, wo gearbeitet wird, und zeigt nur die Liste, die abgehakt werden soll — keine Anmeldung, keine Menüs, kein Suchen. Was wir Ihnen nicht abnehmen können: die Entscheidung, dass ab einem Datum die Papierliste nicht mehr gilt. Ohne diese Ansage laufen beide Wege parallel, und das ist schlechter als vorher.
Stammdaten ja: Chemikalienlisten, Prüfpläne, Mindestmengen und Nutzer übernehmen wir aus dem, was Sie haben — Tabelle, Textdokument oder Ausdruck. Historische Schadensfälle aus einem Fremdsystem sind ein eigener Aufwandsposten, und wir sagen Ihnen vorher offen, ob sich das lohnt. In vielen Fällen ist die ehrliche Antwort: Alte Fälle im alten System archivieren und mit der Plattform sauber neu anfangen.
Von Ihnen. Sie tragen monatlich die Zählerstände für Strom und Wasser ein und hinterlegen den Preis je Einheit; die Waschzahlen kommen aus Ihren eigenen Angaben. Daraus rechnet die Plattform den Verbrauch je Fahrzeug und markiert Ausreißer. Es gibt keine automatische Zählerauslesung — das ist der ehrliche Teil der Antwort. Der Aufwand liegt bei wenigen Minuten im Monat, aber er liegt bei Ihnen, und wenn niemand die Zahlen einträgt, gibt es auch keine Auswertung.
Hauptdatenbank und die separate Schnittstelle für personenbezogene Daten laufen auf Hetzner-Servern in Deutschland, in Nürnberg und Falkenstein. Keine US-Cloud, kein Drittlandtransfer. Die Sprachmodelle für die Ablehnungsschreiben laufen ebenfalls auf unserem Server und haben keinen Internetzugang. Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenschutz-Folgenabschätzung und TOM-Dokumentation bekommen Sie vor Vertragsabschluss.
Bevor Sie anrufen: Die Funktionsübersicht zeigt Punkt für Punkt, was in jedem Modul steckt.
Weitere Systeme
In einer Schadensakte fehlt am häufigsten dasselbe: der dokumentierte Zustand des Fahrzeugs, bevor es in die Anlage gefahren ist. Die Aufnahme aus vier Perspektiven an der Einfahrt liefert genau diesen Beleg.
Preisrahmen nach Erstgespräch →Wenn Sie eine Kennzahl auswerten wollen, die es in keinem Modul gibt, oder ein vorhandenes System anbinden müssen: Die Plattform ist meist die Basis, auf der so etwas entsteht — Benutzerverwaltung, Rollen und Export sind dort bereits gebaut.
Preisrahmen nach Erstgespräch →Die Plattform dokumentiert den Schadensfall. Das Fahrzeug-Tracking setzt eine Stufe früher an und greift im Tunnel ein, bevor daraus ein Schaden wird.
Nächster Schritt
Für eine belastbare Einschätzung brauchen wir kein Vor-Ort-Gespräch. Legen Sie sich diese zwei Punkte zurecht, dann klärt sich der Rest im Telefonat.
Sie sprechen direkt mit dem Entwickler und Inhaber, nicht mit einem Callcenter. Wenn ein einzelnes Modul für Ihren Betrieb genügt, sagen wir Ihnen das — statt Ihnen fünf zu verkaufen.
Erreichbar Mo–Fr 9:00–16:00 · info@flowcontrol.de